L'intégration d'un nouveau collaborateur reste une étape cruciale qui ne doit pas être sous-estimée. Effectivement, tant pour le futur collaborateur que pour le manager, il est essentiel que l'intégration soit réussie afin de débuter une expérience professionnelle solide. Il existe toujours une certaine appréhension, mais aussi une certaine impatience de commencer dans une nouvelle entreprise, dans un nouvel environnement professionnel. Pour un dirigeant ou un responsable, les premières impressions à l'égard de leur nouvelle recrue jouent également un rôle crucial. Environ une personne sur deux considère que les actions entreprises pour le bien-être au travail ne sont pas adéquates ou suffisantes. Il est donc essentiel de mettre en place des actions pour améliorer le bien-être au travail des employés, en particulier les nouveaux.
Préparer la venue de son nouvel employé.
Avant même d'accueillir son futur employé ou collaborateur, il est important de prendre en compte plusieurs aspects :
• Répertorier l'ensemble du matériel nécessaire au salarié.
• Assurer l'aménagement nécessaire pour votre nouvelle recrue.
• Prévoir les dépenses liées à l'arrivée d'un nouvel employé.
Après avoir abordé ce sujet avec lui lors des entretiens et des échanges lors du processus de recrutement, il lui sera nécessaire d'avoir du matériel approprié. Si un ordinateur personnel avec des logiciels spécifiques lui est nécessaire, il est essentiel de le commander en amont et de s'assurer de son bon fonctionnement et de l'installation dans l'entreprise dès son arrivée. Il sera également nécessaire de prendre en compte et de planifier les autres besoins matériels afin de rester en adéquation avec les ressources financières de votre entreprise.
Lors du recrutement d'une personne nouvelle, il est également nécessaire de lui offrir un espace personnel et adéquat pour ses tâches. Il est donc nécessaire d'être en mesure de le lui proposer. Un employé de bureau nécessite un espace de travail suffisamment spacieux pour travailler dans des conditions optimales, que ce soit en bureau individuel ou dans un espace ouvert. De plus, si votre nouvel employé présente un handicap, il est essentiel que l'accès à son poste de travail soit aisément accessible. Il est également important de prendre en compte l'aménagement d'un espace et donc une place potentiellement plus importante que pour un employé sans handicap.
Avant l'arrivée du nouvel employé dans son nouveau lieu de travail, il est important de faire savoir aux autres membres de votre équipe, notamment ceux qui seront amenés à collaborer avec lui. Effectivement, il est impossible de recruter quelqu'un sans en discuter avec ses futurs collègues. De plus, il n'est pas prévu à la dernière minute l'arrivée d'une nouvelle personne au sein de l'entreprise. Évidemment, si vous êtes une entreprise de grande envergure, tous les employés, en particulier ceux des autres secteurs, ne doivent pas être prévenus plusieurs mois à l'avance.
D'autre part, ceux qui seront directement en contact étroit avec l'employé récemment recruté devront être informés et, pourquoi pas, leur permettre d'échanger avant avec le futur employé. Il est également possible de nommer un tuteur pour la personne recrutée auquel elle peut se référer directement en cas de questions ou de problème, afin que le nouveau collaborateur puisse obtenir toutes les informations nécessaires. Il est recommandé que ce dernier fasse partie directement de son équipe de travail.
Organiser un parcours d’intégration
Bien entendu, le premier jour, il est important de ne pas jeter le nouveau membre dans le grand bain immédiatement. Il lui faudra du temps pour se familiariser avec son nouvel environnement professionnel et ses nouveaux collègues. Une période de formation sera nécessaire pour qu'il puisse s'intégrer et s'adapter. En premier lieu, il doit se rencontrer et échanger avec les autres employés de son équipe. Ces éléments pourront lui permettre de mieux appréhender ses tâches et de l'accompagner dans sa découverte de son environnement professionnel ainsi que de sa nouvelle équipe.
Dans le cas où cela n'avait pas encore été fait, il faut faire visiter les locaux lors de la première journée à la nouvelle recrue pour qu'elle puisse se repérer et découvrir les infrastructures et son poste de travail. Il est primordial de la présenter au premier jour aux autres employés afin que chacun puisse faire la connaissance de la nouvelle recrue.
Il est également nécessaire d'inclure une section sur l'histoire et la culture de l'entreprise dans le parcours d'intégration. Le nouvel employé doit avoir une bonne connaissance de l'entreprise, de son domaine, de son histoire et de ses aspirations. Cela offre au salarié la possibilité de confirmer ses attentes et interrogations. Le responsable chargé de son intégration doit mettre en évidence les bénéfices et les atouts de l'entreprise ainsi que les initiatives qu'elle met en place (RSE, inclusion, bien-être au travail...).
Il est également essentiel de revoir en détail les tâches et les informations que la nouvelle recrue devra accomplir. Au cours de sa première journée, il est nécessaire de revoir ses diverses tâches et de déterminer également les objectifs que votre nouvel employé devra atteindre. En cas d'utilisation de logiciels ou d'applications spécifiques par votre recrue, il est nécessaire de lui présenter et d'expliquer leur fonctionnement. L'employé doit également générer ses propres identifiants afin d'y accéder. Cela constitue l'un des fondements de l'accueil et de l'intégration d'un nouveau membre.
Des formats d’intégrations spécifiques
Outre une intégration traditionnelle, il est possible de suivre d'autres formations supplémentaires pour compléter l'intégration d'un nouveau collaborateur au sein de son entreprise. Tout d'abord, lorsqu'il s'agit de travailler avec des précautions particulières et des règles de sécurité à respecter sur son lieu de travail ainsi qu'en dehors, il peut être nécessaire de suivre une formation d'accueil sécurité.
Les formations sur l'accueil et la sécurité offrent aux nouveaux membres la possibilité de saisir et de mettre en pratique les règles de sécurité essentielles pour leur nouveau poste. Les cours d'accueil et de sécurité sont spécialement conçus pour les nouveaux arrivants. Pour ceux qui sont déjà présents, il est possible de planifier des formations en matière de sécurité pour se tenir informé de toutes les règles de sécurité liées à leur métier spécifique. Chaque domaine peut disposer de sa propre formation en matière de sécurité ou d'accueil en matière de sécurité.
De plus, prenez également en compte les méthodes d'intégration en e-learning. Ce modèle unique offre à votre nouvel adhérent la possibilité de suivre une étape de son processus d'intégration de manière unique et interactive. Les formations en ligne sont de plus en plus couramment employées en entreprise pour remplacer les formations traditionnelles. Ils offrent aux employés la possibilité de se former en ligne de façon plus facile et plus rapide. En y participant directement, ces derniers se sentent encore plus impliqués et acteurs de leur formation. Ils reçoivent des interrogations, des situations avec les réponses et les explications qui y sont associées.
Un processus d’intégration sur le long-terme
Bien sûr, une première phase d'intégration dure habituellement un jour, peut-être deux. Toutefois, une intégration complète au sein d'une nouvelle équipe ne se fait pas en quelques jours, elle se fait sur le long terme, pendant plusieurs semaines. Tout d'abord, chaque nouveau membre doit passer une période d'essai d'environ 1 à 2 mois, en fonction du poste. L'employeur peut évaluer les compétences de son nouvel employé à cette étape afin de déterminer s'il répond à ses attentes. Pour l'employé, cela lui permet également de vérifier si les tâches sont respectées.
Dans un premier temps, il est essentiel de faire des entretiens réguliers avec son nouvel employé afin de vérifier si tout se passe bien, afin de discuter de ses tâches et de ses éventuelles demandes d'informations. Il revêt une grande importance d'écouter attentivement sa nouvelle recrue et de veiller à ce qu'elle se sente à l'aise au sein de son équipe et de sa fonction.
Selon une enquête Hays en 2020, 89% des employés estiment que leur supérieur doit prendre soin de leur bien-être au travail. Il est crucial de consacrer du temps à chacun de ses membres et il ne faut pas le négliger. Il est possible d'établir une liste d'objectifs entre le responsable et le salarié, et il sera possible de faire des points réguliers pour garantir la réalisation efficace des tâches. En effectuant des évaluations régulières, le travailleur ressentira que son bien-être et son intégration sont pris en considération et valorisés.
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